Điều khoản 7.4 tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức phải xác định việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng. Điều khoản 7.4 của tiêu chuẩn này đưa ra các yêu cầu cụ thể về việc trao đổi thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định rằng tổ chức cần xác định, lập kế hoạch và thực hiện quá trình trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Điều khoản 7.4 của tiêu chuẩn này đề cập đến các yêu cầu cụ thể đối với trao đổi thông tin trong và ngoài tổ chức.

1. Xác định các bên liên quan cần trao đổi thông tin

Trước khi thực hiện trao đổi thông tin, tổ chức cần xác định các bên liên quan cần trao đổi thông tin. Các bên liên quan có thể bao gồm:

• Khách hàng
• Nhà cung cấp
• Chính phủ
• Cộng đồng
• Nhân viên
• Cổ đông

2. Xác định thông tin cần trao đổi

Tổ chức cần xác định thông tin cần trao đổi với các bên liên quan. Thông tin này có thể bao gồm:

• Yêu cầu của khách hàng
• Thông tin về sản phẩm và dịch vụ
• Thông tin về quá trình
• Thông tin về kết quả hoạt động

3. Lập kế hoạch trao đổi thông tin

Tổ chức cần lập kế hoạch trao đổi thông tin. Kế hoạch này cần bao gồm các nội dung sau:

• Mục tiêu của trao đổi thông tin
• Phương pháp trao đổi thông tin
• Tần suất trao đổi thông tin
• Người chịu trách nhiệm trao đổi thông tin

4. Ghi chép trao đổi thông tin

Tổ chức cần ghi chép lại các thông tin được trao đổi. Việc ghi chép này có thể giúp tổ chức theo dõi việc trao đổi thông tin và đảm bảo rằng thông tin được trao đổi đầy đủ và chính xác.

Dưới đây là một số ví dụ về trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài:

• Trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức để phối hợp thực hiện các công việc.
• Trao đổi thông tin giữa tổ chức và khách hàng để hiểu nhu cầu của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
• Trao đổi thông tin giữa tổ chức và nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu và dịch vụ chất lượng.

Trao đổi thông tin hiệu quả là một yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của QMS. Tổ chức cần xác định và thực hiện các quy trình trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan có thông tin cần thiết để thực hiện các trách nhiệm của mình và đạt được các mục tiêu của QMS.

5. Giám sát và đánh giá trao đổi thông tin

Tổ chức cần giám sát và đánh giá hiệu quả của trao đổi thông tin. Việc giám sát và đánh giá này có thể được thực hiện thông qua các phương pháp sau:

• Phỏng vấn
• Khảo sát
• Kiểm tra hồ sơ

Việc trao đổi thông tin hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo QMS hoạt động hiệu quả. Các tổ chức cần chú ý đến 5 nội dung nêu trên để thực hiện trao đổi thông tin hiệu quả.

6. Câu hỏi thường gặp về ISO 9001

Câu hỏi 1: Điều khoản 7.4 của ISO 9001:2015 là gì?

Trả lời: Điều khoản 7.4 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tập trung vào “Quy trình kiểm soát của tổ chức”. Nó mô tả yêu cầu về việc tổ chức phải xác định, thực hiện và duy trì các quy trình để kiểm soát thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.

Câu hỏi 2: Quy trình kiểm soát có những yêu cầu cụ thể nào theo Điều khoản 7.4?

Trả lời: Quy trình kiểm soát theo Điều khoản 7.4 cần bao gồm việc xác định các yêu cầu về kiểm soát tài liệu, giữ bản gốc, cập nhật thông tin, và đảm bảo sự sẵn có của tài liệu khi cần thiết.

Câu hỏi 3: Làm thế nào để tổ chức đảm bảo tính liên tục của quy trình kiểm soát?

Trả lời: Tính liên tục của quy trình kiểm soát được đảm bảo bằng cách thực hiện giám sát định kỳ, xác định và đánh giá rủi ro, thực hiện các biện pháp phòng ngừa và cải tiến liên tục dựa trên kết quả đánh giá.

Câu hỏi 4: Tại sao quy trình kiểm soát tài liệu là quan trọng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015?

Trả lời: Quy trình kiểm soát tài liệu đảm bảo rằng tài liệu liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ được quản lý chặt chẽ, giúp ngăn chặn sự nhầm lẫn, đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng sử dụng khi cần thiết.

Câu hỏi 5: Làm thế nào để tổ chức đảm bảo tính hiệu quả của quy trình kiểm soát?

Trả lời: Tính hiệu quả của quy trình kiểm soát được đảm bảo bằng cách đánh giá và theo dõi hiệu suất, xác định cơ hội cải tiến và thực hiện các biện pháp để tối ưu hóa quy trình.