ISO 9001:2015 – Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản

Một trong những yêu cầu quan trọng của ISO 9001:2015 là về thông tin dạng văn bản. Thông tin dạng văn bản là bất kỳ thông tin nào được ghi lại, bao gồm tài liệu, hồ sơ và các loại thông tin khác. Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức xác định, tạo lập và duy trì thông tin dạng văn bản cần thiết cho việc áp dụng và duy trì QMS.

ISO 9001:2015 - Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản
ISO 9001:2015 – Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản

1. Tổng quan ISO 9001:2015 – Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản

Khoản 7.5 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định về thông tin dạng văn bản, bao gồm:

  • Xác định thông tin dạng văn bản cần có
  • Thiết lập và cập nhật thông tin dạng văn bản
  • Kiểm soát thông tin dạng văn bản
  • Lưu giữ thông tin dạng văn bản

2. Xác định thông tin dạng văn bản cần có

Tổ chức phải xác định các thông tin dạng văn bản cần có cho hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Các thông tin dạng văn bản này bao gồm:

  • Chính sách và mục tiêu chất lượng
  • Các quy trình và thủ tục
  • Tài liệu kỹ thuật
  • Hồ sơ

Tổ chức phải xem xét các yêu cầu sau để xác định các thông tin dạng văn bản cần có:

  • Các yêu cầu của khách hàng
  • Các yêu cầu của luật định và chế định
  • Các yêu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ
  • Các yêu cầu của hệ thống

3. Thiết lập và cập nhật thông tin dạng văn bản

Tổ chức phải thiết lập và cập nhật thông tin dạng văn bản khi cần thiết để đảm bảo rằng thông tin đó:

  • Thích hợp với mục đích sử dụng của nó
  • Có thể truy cập và dễ hiểu
  • Được bảo vệ để tránh sửa đổi không mong muốn

Thông tin dạng văn bản phải được thiết lập và cập nhật bởi người có thẩm quyền.

3.1. Nhận dạng và mô tả

Khi thiết lập và cập nhật thông tin dạng văn bản, tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin đó được nhận dạng và mô tả thích hợp, bao gồm:

  • Tiêu đề
  • Ngày
  • Tác giả hoặc số tham chiếu
  • Phạm vi
  • Nội dung
  • Ngày hết hạn

3.2. Kiểm soát thay đổi

Tổ chức phải có quy trình để kiểm soát các thay đổi đối với thông tin dạng văn bản. Quy trình này phải đảm bảo rằng:

  • Tất cả các thay đổi đều được phê duyệt bởi người có thẩm quyền
  • Các thay đổi được thông báo cho tất cả những người liên quan
  • Các thay đổi được theo dõi để đảm bảo rằng chúng được thực hiện đúng cách

4. Kiểm soát thông tin dạng văn bản theo Khoản 7.5 ISO 9001

Kiểm soát thông tin dạng văn bản theo Khoản 7.5 ISO 9001
Kiểm soát thông tin dạng văn bản theo Khoản 7.5 ISO 9001

Tổ chức phải kiểm soát thông tin dạng văn bản để đảm bảo rằng:

  • Thông tin dạng văn bản luôn sẵn có khi cần thiết
  • Thông tin dạng văn bản được bảo vệ khỏi mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép
  • Thông tin dạng văn bản được bảo vệ khỏi sửa đổi không mong muốn

Thông tin dạng văn bản có thể được kiểm soát bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như:

  • Lưu trữ thông tin dạng văn bản ở nơi an toàn
  • Giới hạn quyền truy cập vào thông tin dạng văn bản
  • Sử dụng các biện pháp bảo mật

4.1. Bảo quản

Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản theo thời gian cần thiết để đảm bảo rằng thông tin đó có sẵn khi cần thiết. Thời gian lưu giữ thông tin dạng văn bản sẽ phụ thuộc vào loại thông tin và mục đích sử dụng của nó.

4.2. Bảo mật

Tổ chức phải bảo vệ thông tin dạng văn bản khỏi truy cập trái phép. Thông tin dạng văn bản có thể được bảo vệ bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như:

  • Sử dụng mật khẩu
  • Giới hạn quyền truy cập vào các khu vực lưu trữ thông tin dạng văn bản

5. Lưu giữ thông tin dạng văn bản

Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản theo cách cho phép truy cập dễ dàng khi cần thiết. Thông tin dạng văn bản có thể được lưu giữ bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như:

  • Lưu trữ trên giấy
  • Lưu trữ trên máy tính
  • Lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ khác

Tổ chức phải có quy trình để xác định cách lưu giữ thông tin dạng văn bản. Quy trình này phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản có thể được truy cập dễ dàng khi cần thiết.

6. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: ISO 9001:2015 quy định gì về “Thông tin dạng văn bản” ở Khoản 7.5?

Trả lời: Khoản 7.5 của ISO 9001:2015 đề cập đến yêu cầu về việc duy trì thông tin dạng văn bản, bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, kế hoạch chất lượng và các hồ sơ khác liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.

Câu hỏi 2: Đối tượng nào cần được bảo quản thông tin dạng văn bản theo ISO 9001:2015?

Trả lời: Tất cả các tổ chức triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 cần duy trì và bảo quản thông tin dạng văn bản, đảm bảo rằng nó có sẵn và được duy trì ở nơi nó có thể dễ dàng truy cập và giữ cho thời kỳ yêu cầu.

Câu hỏi 3: Làm thế nào để xác định và duy trì thông tin dạng văn bản?

Trả lời: Tổ chức cần xác định thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và duy trì nó thông qua các biện pháp như việc xác định, xử lý và lưu trữ thông tin, đồng thời đảm bảo rằng nó được cập nhật và giữ an toàn.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin dạng văn bản?

Trả lời: Tính toàn vẹn của thông tin dạng văn bản có thể được đảm bảo bằng cách xác minh tính chính xác, đầy đủ và không bị thay đổi của thông tin. Các biện pháp như kiểm tra, giám sát và đánh giá định kỳ có thể được thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn.

Câu hỏi 5: Làm thế nào để quản lý việc thay đổi thông tin dạng văn bản?

Trả lời: Quản lý thay đổi thông tin dạng văn bản đòi hỏi việc xác định và đánh giá tác động của thay đổi, thông báo cho các bên liên quan và thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu suất liên quan không bị ảnh hưởng.

Câu hỏi 6: Làm thế nào để đảm bảo sẵn có của thông tin dạng văn bản trong trường hợp kiểm tra hoặc đánh giá từ phía bên ngoài?

Trả lời: Tổ chức cần đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản có sẵn và dễ dàng truy cập khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp kiểm tra hoặc đánh giá từ phía bên ngoài. Việc tổ chức thông tin và lập kế hoạch trước có thể hỗ trợ trong việc này.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

087.790.7790