Quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống theo thông tư 78/2021/TT-BTC

Trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng các quy định hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng để nâng cao tính minh bạch, hiệu quả và tiện lợi trong quản lý kế toán. Đặc biệt, trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống, việc thực hiện quy định hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC là một điều kiện không thể bỏ qua, mang lại nhiều cơ hội và thách thức mới cho doanh nghiệp trong ngành. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những điều chỉnh quan trọng này và tầm ảnh hưởng của chúng đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực ăn uống.

1. Tổng quan về Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính

Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính được ban hành ngày 17/9/2021 và có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Thông tư này hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Thông tư này quy định một số nội dung về hóa đơn điện tử bao gồm: ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, mẫu hiển thị các loại hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử, chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp trong ngành ăn uống phải tuân thủ những điều luật và quy định mà Thông tư 78 đề cập, tạo ra một cơ sở hạ tầng chung cho việc quản lý và trao đổi thông tin tài chính. Điều này không chỉ giúp giảm thủ tục hành chính mà còn nâng cao tính chính xác, minh bạch, và an toàn của dữ liệu tài chính trong quá trình giao dịch.

2. Những quy định mới của Thông tư 78/2021/TT-BTC hóa đơn điện tử 

Thông tư 78/2021/TT-BTC mang đến nhiều quy định mới quan trọng về việc triển khai hóa đơn điện tử trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống. Dưới đây là một số điểm quan trọng:

2.1 Điều kiện bắt buộc:

Thông tư quy định rõ các điều kiện cần thiết để doanh nghiệp trong lĩnh vực ăn uống có thể chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm hệ thống kế toán, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, và khả năng tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.

Hệ thống Kế toán: 

Doanh nghiệp cần phải có hệ thống kế toán đủ mạnh mẽ và chính xác để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả. Hệ thống này cần kết nối chặt chẽ với quy trình tạo, phát hành, và lưu trữ hóa đơn điện tử, tạo nên sự liên kết hoàn chỉnh trong quản lý dữ liệu tài chính.

Cơ sở hạ tầng Công nghệ Thông tin:

Doanh nghiệp cần sở hữu hoặc đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh mẽ để hỗ trợ việc triển khai hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm cả khả năng xử lý và truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, đồng thời đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.

Tuân thủ Bảo mật Thông tin:

Doanh nghiệp phải đảm bảo khả năng tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin được đề ra trong Thông tư. Điều này liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin tài chính, giúp ngăn chặn rủi ro về an ninh thông tin.

Những điều kiện trên giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho việc áp dụng hóa đơn điện tử trong ngành ăn uống, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

2.2 Quy trình tạo và phát hành:

Thông tư đề cập đến quy trình cụ thể về việc tạo và phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm nội dung cần có, định dạng, và quy tắc về chữ ký số. Điều này nhằm đảm bảo tính hợp nhất và chuẩn xác trong quy trình này.

Nội dung hóa đơn điện tử:

Thông tư yêu cầu hóa đơn điện tử phải chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm thông tin của doanh nghiệp và khách hàng, chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch, thuế suất, và các thông tin khác có liên quan. Điều này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch của giao dịch tài chính.

Định dạng hóa đơn:

Thông tư quy định định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử để đảm bảo tính tương thích và dễ đọc. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy tắc về kích thước, font chữ, màu sắc, và cấu trúc tổ chức thông tin trên hóa đơn.

Quy tắc về chữ ký số:

Việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của hóa đơn điện tử. Thông tư quy định rõ về quy tắc và tiêu chuẩn liên quan đến việc sử dụng chữ ký số để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu trên hóa đơn.

Những quy định này giúp tạo ra một quy trình tạo và phát hành hóa đơn điện tử chặt chẽ, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán trong quản lý tài chính của doanh nghiệp trong lĩnh vực ăn uống.

2.3 Lưu trữ và bảo quản:

Một phần quan trọng là quy định về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy tắc nhất định về thời gian lưu trữ và cách thức bảo quản để đảm bảo tính toàn vẹn và truy cập dễ dàng khi cần thiết.

Thời gian lưu trữ: Thông tư đặt ra các quy tắc rõ ràng về thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải giữ lại thông tin trong một khoảng thời gian nhất định, đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật. Điều này không chỉ đảm bảo phục vụ cho mục đích kiểm toán mà còn tăng cường khả năng giải quyết tranh chấp và yêu cầu thông tin từ cơ quan quản lý.

Cách thức bảo quản: Thông tư yêu cầu doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để bảo vệ hóa đơn điện tử khỏi mất mát, sửa đổi trái phép, hoặc truy cập trái phép. Điều này bao gồm việc lựa chọn các phương tiện lưu trữ an toàn và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền được phép truy cập vào thông tin.

Những quy định về lưu trữ và bảo quản này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả và đáng tin cậy trong lĩnh vực ăn uống.

2.4 Trình bày thông tin:

Thông tư chi tiết các yêu cầu về cách thức trình bày thông tin trên hóa đơn điện tử, bao gồm các trường thông tin bắt buộc và tùy chọn. Điều này giúp đảm bảo rằng hóa đơn chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết để phục vụ mục đích kế toán và quản lý thuận tiện.

Những quy định này cùng nhau định hình một hệ thống hóa đơn điện tử trong ngành ăn uống, tạo ra sự đồng bộ và minh bạch trong giao dịch tài chính.

Thông tư 78/2021/TT-BTC cung cấp các hướng dẫn chi tiết về cách thức trình bày thông tin trên hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp trong lĩnh vực ăn uống.

Các trường thông tin bắt buộc: Thông tư đặt ra các trường thông tin bắt buộc mà mỗi hóa đơn điện tử phải chứa đựng. Điều này bao gồm thông tin về doanh nghiệp, chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch, thuế suất, và các thông tin khác quan trọng liên quan đến giao dịch tài chính. Việc này giúp đảm bảo rằng mỗi hóa đơn đều chứa đủ thông tin cần thiết để thực hiện các quy trình kế toán và quản lý một cách chính xác.

Các trường thông tin tùy chọn:  Thông tư cũng mở rộng cho doanh nghiệp sự linh hoạt thông qua việc quy định về các trường thông tin tùy chọn. Điều này cho phép doanh nghiệp bổ sung thông tin mà họ cho là cần thiết hoặc hữu ích cho quản lý nội dung và thông tin chi tiết hơn về giao dịch. Những quy định về trình bày thông tin này không chỉ giúp tạo ra sự đồng bộ và minh bạch trong giao dịch tài chính, mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc đáp ứng các yêu cầu cụ thể của họ trong quản lý thông tin trên hóa đơn điện tử

3. Ý nghĩa của Thông tư 78/2021/TT-BTC trong quản lý hoá đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử, mang lại nhiều lợi ích tích cực cho cả doanh nghiệp và hệ thống quản lý thuế. Đầu tiên, thông tư này đã đưa ra các quy định rõ ràng và chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch về dịch vụ ăn uống. Điều này giúp tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và tiện lợi, từ việc tạo hóa đơn cho đến quản lý và báo cáo thuế.

Thông tư cũng đặt ra các nguyên tắc và tiêu chuẩn về hệ thống kỹ thuật, đảm bảo tính an toàn và bảo mật của hóa đơn điện tử. Điều này quan trọng để ngăn chặn các rủi ro về mất mát thông tin, giả mạo hay thay đổi trái phép, từ đó bảo vệ quyền lợi của cả người tiêu dùng và doanh nghiệp.

Thông tư 78 còn giúp giảm gánh nặng chi phí và thời gian cho doanh nghiệp thông qua việc áp dụng hóa đơn điện tử, thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Điều này không chỉ thúc đẩy sự hiện đại hóa trong quản lý tài chính mà còn đồng thời giúp giảm tác động tiêu cực đối với môi trường thông qua giảm lượng giấy in ấn. Thông tư 78/2021/TT-BTC không chỉ là một cơ sở pháp luật quan trọng mà còn là bước đột phá quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử, hỗ trợ sự phát triển bền vững và hiệu quả của ngành ăn uống và nền kinh tế nói chung.

Thông tư 78 mở ra một hướng đi mới, khuyến khích sự sáng tạo và hiệu quả trong quản lý nguồn lực cho doanh nghiệp dịch vụ ăn uống. Các chủ thể liên quan cần nắm vững thông tư này, áp dụng đúng đắn và hiệu quả để đạt được những lợi ích to lớn từ việc quy định hóa đơn điện tử. Qua đó, không chỉ ngành ăn uống mà còn cả nền kinh tế nói chung sẽ có cơ hội phát triển bền vững, đồng bộ và hiện đại hóa hơn.

Hy vọng rằng việc thực hiện quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống sẽ là động lực quan trọng để doanh nghiệp ngành này không chỉ vươn lên trong cả nước mà còn mở rộng thị trường quốc tế. Đồng thời, chính phủ cũng cần tiếp tục quan tâm, đánh giá và điều chỉnh chính sách để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho sự phát triển bền vững của ngành ăn uống và nền kinh tế Việt Nam. Nếu có bất kỳ vấn đề thắc mắc các bạn có thể liên hệ Pháp lý thực phẩm ACC để được giải đáp chi tiết và nhanh chóng nhất.